⚡️ Self-Service magazin

Welche Property-Management-Systeme sind für Self-Check-in am besten geeignet?

Warum die Wahl des richtigen PMS über den Erfolg von Self‒Check‒in und Hotelautomatisierung für Hotelbetriebe entscheident sind.

Franziska Meier

Self-Service Expertin

Beitragsfachautorin

Self‒Check‒in ist in vielen Hotels vom optionalen Zusatzangebot zur betrieblichen Notwendigkeit geworden. Personalmangel, steigende Betriebskosten und veränderte Gästenerwartungen zwingen Hotelbetriebe dazu, Anreise‒ und Abreiseprozesse zu automatisieren. Dabei rückt eine zentrale Frage in den Fokus:
Ist das eingesetzte Property‒Management‒System (PMS) überhaupt für Self‒Check‒in geeignet? Denn unabhängig davon, ob Gäste über ein Kiosk‒Terminal, eine App oder einen Web‒Check‒in anreisen – alle Prozesse laufen im PMS zusammen. Reservierungsdaten, Zahlungsstatus, Zimmerverfügbarkeit, Housekeeping‒Status und Rechnungen hängen direkt von dessen Leistungsfähigkeit ab.

Was ein Property-Management-System (PMS) für Self-Check-in leisten muss

Damit Self‒Check‒in zuverlässig funktioniert, muss ein PMS bestimmte Grundanforderungen erfüllen. Dazu zählen vor allem:

Echtzeit‒Verfügbarkeit von Reservierungs‒ und Zimmerstatusdaten
stabile und dokumentierte Schnittstellen (APIs)
klare Automatisierungslogik (z. B. Check‒in nur bei bezahlter Rate)
zuverlässige Tageswechsel und Night‒Audit‒Prozesse
sauberes Rollen‒ und Berechtigungskonzept für Remote‒Betrieb
Unterstützung rechtlicher Anforderungen wie Meldescheinpflichten

Ob ein PMS diese Anforderungen erfüllt, hängt stark davon ab, ob es On‒Premise oder cloudbasiert betrieben wird.

On-Premise-PMS: Kontrolle mit höherem Betriebsaufwand

Ein On‒Premise Property‒Management‒System wird lokal auf der eigenen IT‒Infrastruktur des Hotels betrieben. Server, Datenbanken und Systemverfügbarkeit liegen vollständig in Ihrer Verantwortung oder bei einem beauftragten IT‒Dienstleister. Der Vorteil dieses Modells liegt in der maximalen Kontrolle über Daten, Systeme und Update‒Zyklen. Viele Hotels nutzen On‒Prem‒PMS seit Jahren oder Jahrzehnten und haben Prozesse individuell darauf abgestimmt.

Für den Self‒Check‒in bedeutet dies jedoch häufig:

Integrationen sind möglich, aber meist projektbasiert
Schnittstellen sind nicht immer standardisiert oder echtzeitfähig
Updates und Anpassungen erfordern Planung und Tests
Abhängigkeit von interner oder externer IT ist hoch

On‒Prem‒PMS können für Self‒Check‒in eingesetzt werden, eignen sich jedoch vor allem dann, wenn:

bereits eine stabile IT‒Struktur vorhanden ist
Self‒Check‒in nur ergänzend genutzt wird
individuelle Sonderprozesse erforderlich sind
eine Migration bewusst vermieden werden soll

Cloud-PMS: Flexibilität und Automatisierung im Fokus

Ein cloudbasiertes Property‒Management‒System wird in der Infrastruktur des Anbieters betrieben. Sie greifen über Browser oder gesicherte Schnittstellen darauf zu, ohne eigene Server zu betreiben oder Updates manuell zu verwalten. Moderne Cloud‒PMS sind meist API‒first konzipiert und darauf ausgelegt, externe Systeme wie Self‒Check‒in‒Terminals, Payment‒Lösungen, Schließsysteme oder Guest‒Journey‒Plattformen nahtlos anzubinden.

Für den Self‒Check‒in ergeben sich daraus klare Vorteile:

Echtzeit‒Datenverfügbarkeit
einfachere Integration von Kiosk‒ und Online‒Check‒in‒Systemen
bessere Automatisierung komplexer Prozessketten
standortunabhängiger Zugriff und Remote‒Support
schnelle Skalierbarkeit bei mehreren Standorten

Cloud‒PMS eignen sich besonders für Hotels, die:

Self‒Check‒in als Kernprozess etablieren möchten
mehrere Systeme miteinander verbinden müssen
mit begrenzten IT‒Ressourcen arbeiten
flexibel auf neue Anforderungen reagieren wollen

On-Prem PMS vs. Cloud PMS im direkten Self-Check-in-Vergleich

In der Praxis zeigt sich: On‒Prem‒PMS punkten bei Kontrolle und Individualisierung, Cloud‒PMS bei Geschwindigkeit, Integration und Automatisierung.
Für Self‒Check‒in entscheidend ist weniger der Systemtyp als die Frage: Wie reibungslos lassen sich alle Prozessschritte ohne manuelle Eingriffe abbilden?

Ein technisch leistungsfähiger Self‒Check‒in scheitert häufig nicht am Kiosk‒Terminal, sondern an:

zeitverzögerte Zimmerstatus‒Synchronisation
schnittstellenbedingte Verzögerungen durch lokale Datenhaltung
inkonsistente Reservierungs‒ und Belegungsdaten
fehlend definierte Ausnahme‒ und Fallback‒Szenarien

Diese Herausforderungen lassen sich in Cloud‒Umgebungen meist schneller und standardisierter lösen.

Praktische Hinweise für Ihre PMS-Entscheidung

Wenn Sie Self‒Check‒in einführen oder ausbauen möchten, sollten Sie Ihr PMS gezielt darauf prüfen:

1. Testen Sie reale End‒to‒End‒Abläufe, nicht nur Demo‒Screens oder Präsentationen. 2. Definieren Sie klare Regeln, wann ein Self‒Check‒in erlaubt ist (z. B. Zimmerstatus, Anreisezeit, Sonderfälle). 3. Stellen Sie die Schnittstellen‒Kompatibilität sicher, insbesondere zu Kiosk‒, Payment‒, Schließ‒ und Guest‒Journey‒Systemen. 4. Planen Sie definierte Fallback‒Prozesse für Sonderfälle, Störungen oder manuelle Eingriffe. 5. Bewerten Sie die Gesamtkosten, inklusive Einrichtung, Schnittstellen, Schulung, Betrieb und Support – nicht nur die Lizenzpreise.

Fazit: Das richtige PMS entscheidet über den erfolgreichen Aufbau des Self-Check-ins.

Für den erfolgreichen Einsatz von Self‒Check‒in sind Echtzeitdaten, saubere Schnittstellen und klar automatisierbare Prozesse entscheidend. Cloudbasierte PMS erfüllen diese Anforderungen in vielen Fällen schneller und stabiler, insbesondere wenn mehrere Hotelsysteme miteinander integriert werden müssen. On‒Premise‒PMS können weiterhin sinnvoll sein, erfordern jedoch in der Regel einen höheren Integrations‒ und Betriebsaufwand sowie eine kontinuierlich gewartete lokale Infrastruktur. Die entscheidende Frage für Sie lautet daher nicht primär On‒Prem PMS oder Cloud PMS, sondern: Wie zuverlässig unterstützt Ihr PMS den durchgängigen, unbeaufsichtigten Self-Check-in-Prozess – heute und in Zukunft?

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